Положення про міський архів міської ради
« ЗАТВЕРДЖЕНО»
Рішенням Котовської міської ради
від 27.01.2016 р. № 27-УІІ.
ПОЛОЖЕННЯ
про міський архів
1. Міський архів є виконавчим органом міської ради, утворюється за поданням міського голови міською радою, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи підконтрольний державному архіву області.
До складу міського архіву входить трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – Трудовий архів).
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, Актами Президента України та Кабінету Міністрів України , рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови , а також Положенням про архів, затвердженим міською радою.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву, державного архіву області.
3. Основними завданнями архіву є :
- реалізація державної політики у сфері архівної справи, здійснення управління архівною справою на території міста;
- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
- забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
4. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
4.1. Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові цільові програми , затверджує плани розвитку архівної справи в місті, забезпечує їх виконання .
4.2. Забезпечує зберігання, облік і охорону:
- документів Національного архівного фонду, що утворюється в процесі діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, підприємств, установ та організацій:
- документів Національного архівного фонду, що утворюється в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до архіву;
- документів особового походження, що надійшли до архіву;
- фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії міста;
- друкованих ,ілюстративних ,та інших матеріалів, що доповнюють документи архіву і використовуються для довідково - інформаційної роботи;
- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об єднаннями громадян;
- облікових документів і довідкового апарату до них.
4.3. Організовує роботу з внесенням документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування архіву.
4.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
4.5. Контролює збирання на території міста документальних пам’яток та продаж антикварних документів.
4.6. За дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду згідно вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
4.7. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
4.8. Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові списки підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню в архіві, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
4.7. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форми власності, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
4.9. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від підприємств, установ, і організацій міста та громадян, органів місцевого самоврядування міста, комунальних підприємств, установ і організацій.
4.10. Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій міста, що ліквідуються без визначення правонаступників.
4.11. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
4.12. Подає міській раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.
4.13. Інформує міську раду, державний архів області про факти втрат, псування незаконного знищення архівних документів та інші порушення законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи.
4.14. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи та організації міста – джерела комплектування архіву та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному архіву області.
4.15. Організує надання на договірних засадах послуг підприємствам , установам, організаціям, що перебувають у зоні комплектування архіву з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ і організацій.
4.16. Передає за угодою до державного архіву області у визначені ним терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
4.17. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві.
4.18. Інформує органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються в архіві, надає можливість ознайомлюватися з ними користувачам, організує використання інформації архівних документів на виставках, радіо і телепередачах, пресі тощо. Виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
4.19. Видає підприємствам, установам та організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що перебувають на зберіганні в архіві, а громадянам – довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації .
4.20. Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує доручення до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.
4.21. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
4.22. Виявляє та вносить до джерел комплектування документи, за погодженням підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, що розташовані на території міста.
4.23. Зберігає відповідно до умов, визначених Держкомархівом, документи з особового складу та документи тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на території міста або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на території міста.
4.24. Приймає від підприємств, установ та організацій – джерел комплектування, документи особового складу, фінансово-господарської діяльності та інші документи, строки зберігання яких не закінчилися.
4.25. Здійснює науково-технічне опрацювання документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Держкомархіву, створення необхідного довідкового апарату до них.
4.26. Здійснює облік документів, що зберігаються, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних.
4.27. Організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видавання юридичним особам і громадянам у встановленому порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні.
4.28. Проводить експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, подає на затвердження експертної комісії міськвиконкому описи справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій – джерел комплектування та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.
4.29. Бере участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ і організацій – джерел комплектування.
5. Архів має право:
- одержувати в установленому порядку від інших виконавчих органів міської ради, а також підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
- давати в межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям міста вказівки щодо роботи їхніх архівів та ведення діловодства;
- створювати підрозділ, що утримується за рахунок спецкоштів, для надання послуг підприємствам, установам і організаціям з упорядкування документів, розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на послуги, що виконуються відділом на договірних засадах;
- надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах;
- виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства;
- вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
- подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості;
- порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду;
- порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників відомчих архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
- обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;
- одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, обмінювати, надавати в користування на договірних засадах або позичати інвентар та інші матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу ( за винятком архівних фондів);
- скликати наради з питань, що належать до його компетенції;
- розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи, послуги, що виконуються, надаються архівом на договірних засадах,
- працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;
- одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування або ліквідаційних підприємств документи згідно із затвердженими номенклатурами справ з оплатою цими суб’єктами вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у трудовому архіві на договірних засадах;
- одержувати від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво виконавчого комітету міської ради про стан зберігання та користування документами підприємств, установ і організацій – джерел комплектування та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;
- надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям – джерелам комплектування або ліквідаційним комісіям (ліквідаторам з питань, що входять до компетенції трудового архіву);
- брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій – джерел комплектування або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
- брати участь у нарадах, які проводить міськвиконком, міська рада, ліквідаційна комісія, міський архів, державний архів області в разі розгляду на них питань роботи з документами.
6. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
7. Міський архів очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
Трудовий архів очолює головний спеціаліст, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
8. Начальник архіву:
- здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань;
- розпоряджається коштами архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису.
- підписує документи, довідки та інші документи, які видаються громадянам, юридичним особам.
Головний спеціаліст Трудового архіву:
- організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на нього завдань;
- вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу представників підприємств, установ і організацій – джерел комплектування, інших користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
- проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архіву;
- представляє архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
9. Посадові особи архіву прирівнюються до відповідних категорій посад посадових осіб місцевого самоврядування і на них поширюється Закон України “Про службу в органах місцевого самоврядування.”
10. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірних комісій обласного Держархіву, а також з інших питань відділ утворює експертну комісію. Положення та персональний склад експертної комісії затверджує міський голова на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.
11. Архів утримується за рахунок коштів міського бюджету, кошторис видатків на утримання відділу затверджує міський голова.
12. Штатний розпис архіву затверджує міський голова з урахуванням виконання покладених на архів завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
13. Архів для засвідчення архівних довідок, копій, витягів, архівних документів, необхідних для соціально-правового захисту громадян та інтересів держави, використовує гербову печатку міськвиконкому.
Основа: Наказ Держкомархіву України від 20.05.2004 року № 58.
Наказ Держкомархіву України від 05.06.2007 року № 84.