Best Joomla Templates by User Reviews BlueHost

Офіційна електронна скринька виконавчого комітету Подільської міської ради: gorpodilsk@odessa.gov.ua

Посадові обов'язки працівників міського архіву

 

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

НАЧАЛЬНИКА МІСЬКОГО АРХІВУ

1.Загальна частина.

1.1.Основною сферою є функції та завдання, затверджені «Положенням про міський архів» (Рішення міськвиконкому № 375 від 23.12 2010 року).

1.2.Порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків. Начальник міського архіву призначається і звільняється міським головою одноособово.

1.3.Підпорядкованість. Начальник міського архіву підпорядковується у роботі секретарю міської ради, який курує діяльність відділу за розподілом обов’язків.

1.4.Підпорядковані. Головний спеціаліст з питань трудового архіву міста.

1.5.У роботі повинен керуватися: Конституцією України; законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції» та іншими законами України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування; указами та розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, її виконкому, розпорядженнями міського голови, іншими підзаконними нормативно-правовими актами, що стосуються розвитку відповідних сфер управління; практикою застосування чинного законодавства з питань, що належать до компетенції відділу; основами регіонального управління, економіки та управління персоналом; основами права, політології та ринку праці; формами та методами роботи із засобами масової інформації; інструкцію з діловодства міської ради; основами психології, економіки, фінансів; правилами внутрішнього трудового розпорядку; правилами ділового етикету; правилами охорони праці та протипожежної безпеки; основними програмами роботи на комп’ютері; державну мову.

У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву, Державному архіву області.

2.Завдання та обов’язки.

Повинен забезпечити :

1. Здійснення керівництва діяльністю відділу, розподілу обов'язків між працівниками, контролювання їхньої роботи.

2. Узагальнення інформації з питань, що належать до компетенції відділу.

3. Надавання в межах своїх повноважень пропозицій щодо призначення на посаду, звільнення з посади та переміщення працівників відділу, своєчасного заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень.

4. Організацію роботи відділу щодо його ефективної взаємодії із структурними підрозділами міської ради, науковими організаціями, провідними експертами з питань, що стосуються діяльності відділу.

5. Співпрацю з органами виконавчої влади при виконанні покладених на відділ завдань.

6. Організацію, регулювання та контролювання своєчасного та якісного розгляду працівниками відділу звернень від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, громадських об'єднань, підприємств, установ та організацій, громадян з напряму діяльності відділу, а також підготовку за результатами їх розгляду проектів відповідних рішень.

7. Реалізацію державної політики у сфері архівної справи міста.

8. Науково-технічне опрацювання та описування документів, що надійшли на зберігання згідно з правилами Держкомархіву.

9.Облік документів, що зберігаються у відділі, створення до них необхідного пошукового і довідкового апарату.

10. Організацію користування документами у службових, наукових, соціально-правових цілях, видачу у встановленому Державниим архівом порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні юридичним особам і громадянам.

11. Проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні у відділі, надання на затвердження експертно-перевірочної комісії ( ЕПК ) описів справ постійного зберігання підприємств, установ, організацій – джерел комплектування.

12. Участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ і організацій – джерел комплектування.

13.Виконання запитів громадян з соціально-правових питань.

14.Складання річного плану роботи архіву і забезпечення його виконання.

15.Складання річного звіту про роботу архіву.

16. Контролювання стану трудової та виконавчої дисципліни у відділі.

17. Організацію у межах наданих повноважень ділового листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями з питань, що належать до компетенції відділу.

3. Права.

Має право :

3.1. За дорученням міського голови представляти відділ в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до компетенції відділу.

3.2. Одержувати в установленому порядку від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на відділ завдань.

3.3. Проводити перевірки та здійснювати контроль підвідомчих підприємств, установ та організацій з питань, що належать до компетенції відділу, за результатами вносити відповідні пропозиції.

3.4. Залучати фахівців органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції відділу.

3.5.Одержувати від підприємств, установ і організацій документи згідно із затвердженими номенклатурами справ з оплатою цими суб’єктами вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у Трудовому архіві на договірних засадах;

3.6. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 “Про затвердження Переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами “розроблювати та надавати на затвердження і державну реєстрацію в установленому порядку ціни і тарифи на послуги щодо науково-технічного опрацювання, забезпечення збереженості документів та відомостей, що містяться в них з урахуванням“ Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами“, затвердженого наказами Держкомархіву від 24 січня 2001 року № 6 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 27 лютого 2001 року № 179-5370;

3.7. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи та служби в органах місцевого самоврядування.

3.8. Брати участь у засіданнях ЕК, нарадах, що проводить виконавчий комітет міської ради в разі розгляду на них питань роботи з документами.

3.9. Вимагати якісного та у повному обсязі виконання працівниками посадових обов’язків

4. Відповідальність.

4.1. Несе відповідальність за неналежне виконання посадових завдань, передбачених розділом 2-им “Посадової інструкції“, бездіяльність або невикористання наданих прав.

4.2. Несе відповідальність за неналежне виконання чинного законодавства, яке регулює порядок проходження служби в органах місцевого самоврядування.

4.3. Несе відповідальність за належне дотримання норм етики посадової особи органу місцевого самоврядування та дотримання обмежень, передбачених законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

ГОЛОВНОГО СПЕЦІАЛІСТА МІСЬКОГО АРХІВУ

 

1. Загальна частина.

1.1. Основною сферою є функції та завдання, затверджені «Положенням про міський архів» (Рішення міськвиконкому (Рішення міськвиконкому № 375 від 23.12 2010 р.)

1.2. Порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків. Головний спеціаліст міського архіву призначається на посаду розпорядженням міського голови, за підсумками проведення конкурсної комісії.

1.3. Підпорядкованість. Головний спеціаліст міського архіву підпорядковується у роботі начальнику відділу.

1.4.Підпорядковані. Не має.

1.5.У роботі повинен керуватися : Конституцією України; законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції» та іншими законами України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування; указами та розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, її виконкому, розпорядженнями міського голови, іншими підзаконними нормативно-правовими актами, що стосуються розвитку відповідних сфер управління; практикою застосування чинного законодавства з питань, що належать до компетенції відділу; основами регіонального управління, економіки та управління персоналом; основами права, політології та ринку праці; формами та методами роботи із засобами масової інформації; інструкцію з діловодства міської ради; основами психології, економіки, фінансів; правилами внутрішнього трудового розпорядку; правилами ділового етикету; правилами охорони праці та протипожежної безпеки; основними програмами роботи на комп’ютері; державну мову.

                                 2.Завдання та обов’язки.                                                                                                                                  

 

1.Здійснення координації та методичного керівництва одним з напрямів роботи архіву.                                                                        

2.Організацію, контроль, аналіз та оцінку стану справ, які зберігаються в архіві.                                                                                                                  

3. Узагальнення у межах наданої компетенції практики застосування законодавства та хід реалізації політики у відповідній сфері управління.                                                            

4. Ведення розробки пропозицій, комплексів заходів, які стосуються роботи архіву, контроль за організацією їх виконання.

5. За дорученням начальника архіву бере участь в організації та проведенні нарад, семінарів, конференцій з питань, що належать до його компетенції.                                                         

6. У межах наданої компетенції забезпечує підготовку проектів рішень.

7. Розгляд листів та заяв від підприємств, юридичних осіб, органів влади відповідного регіонального рівня з питань, що належать до його компетенції.

8. Організацію користування документами у службових, наукових, соціально-правових цілях, видачу у встановленому Держархівом порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні юридичним особам і громадянам;

9. Участь у розробленні організаційно-методичних документів.

10. Проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, надання на затвердження експертної комісії ( ЕК ) описів справ тимчасового зберігання, з особового складу підприємств, установ, організацій – джерел комплектування.

11. Застосування оперативного зв'язку з іншими регіонами України, місцевими радами та місцевими державними адміністраціями відповідних регіональних рівнів, науковими установами під час розв'язання питань, що стосуються його компетенції.

12. Приймання від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування документів з особового складу, документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися;

13. Науково-технічне опрацювання та описування документів, що надійшли на зберігання згідно з правилами Держкомархіву;

14. Участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ і організацій – джерел комплектування.                                                                                                                              

15. Розробляє поточні плани роботи підрозділу

16.Складає річний звіту про роботу підрозділу.

                                                   3.Права.                                                                                                                                      

3.1. За дорученням начальника відділу представляти інтереси відділу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування з питань, що належать до його компетенції.                                                                    

3.2. Брати участь у здійсненні контролю (перевірки) дотримання законодавства підвідомчими підприємствами, установами та організаціями згідно з чинним законодавством; готувати проекти запитів на отримання відповідної статистичної інформації та інших даних від органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, громадських організацій, підприємств, установ та організацій міста, необхідних для виконання посадових обов'язків.

3.3. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу.

3.4.Одержувати від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування або ліквідаційних документів документи згідно із затвердженими номенклатурами справ з оплатою цими суб’єктами вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у міському архіві на договірних засадах;

3.5. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 “ Про затвердження Переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами “ розроблювати та надавати на затвердження і державну реєстрацію в установленому порядку ціни і тарифи на послуги щодо науково-технічного опрацювання, забезпечення збереженості документів та відомостей, що містяться в них з урахуванням “ Порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами “, затвердженого наказами Держкомархіву від 24 січня 2001 року № 6 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 27 лютого 2001 року № 179-5370;

3.6. Інформувати органи місцевого самоврядування про стан зберігання та користування документами підприємств, установ і організацій – джерел комплектування та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;

3.7. Надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям з питань, що входять до комплектації архіву;

3.8. Брати участь у засіданнях ЕК, нарадах, що проводить виконавчий комітет міської ради в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4. Відповідальність.

4.1. Несе відповідальність за неналежне виконання посадових завдань, передбачених розділом 2-им “Посадової інструкції “, бездіяльність або невикористання наданих прав.

4.2. Несе відповідальність за неналежне виконання чинного законодавства, яке регулює порядок проходження служби в органах місцевого самоврядування.

4.3. Несе відповідальність за належне дотримання норм етики посадової особи органу місцевого самоврядування та дотримання обмежень, передбачених законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.